Schon wieder eine neue Mail im Posteingang, die beantwortet werden muss - od ...
Schon wieder eine neue Mail im Posteingang, die beantwortet werden muss - oder doch nicht?Foto-Quelle: Rainer Sturm / pixelio.de

30 Jahre E-Mail: Mit diesen Tricks bekämpft Ihr die Mail-Flut

News Team
Beitrag von News Team

Könnt Ihr Euch die Welt noch ohne E-Mails vorstellen? Kaum zu glauben, dass das Medium in der Form, in der wir es kennen, erst 30 Jahre alt ist. Anfang August 1984 kam in Deutschland die erste E-Mail über das Internet an. Empfangen hat sie Michael Rotert, damals an der Universität Karlsruhe, heute Vorsitzender von eco, dem Verband der deutschen Internetwirtschaft. Der Inhalt war wenig spektakulär: Eine US-Kollegin schickte Rotert einen Willkommensgruß. Erfunden wurde die Mail aber weit früher.

Das neuartige Kommunikationsmedium veränderte die private und berufliche Kommunikation gewaltig. 18 E-Mails bekommt heutzutage jeder Berufstätige im Durchschnitt, vor drei Jahren waren es noch elf. Jeder zehnte Berufstätige, der dienstlich E-Mails nutzt, erhält täglich sogar 40 oder mehr Nachrichten. Das hat der Branchenverband Bitkom errechnet.

Nicht nur im Job, auch daheim kann die E-Mail-Flut ganz schön nerven. Mitunter verliert man den Überblick, weil sich so viele Nachrichten im Posteingang stapeln. Aber was kann man dagegen tun?

Wie man Newsletter los wird


Viele E-Mails sind Newsletter, die man irgendwann mal bestellt hat, aber die eigentlich inzwischen uninteressant sind.

• Überprüft alle Newsletter, die Ihr bekommt, und kündigt die, die Euch sowieso nicht mehr interessieren. Das funktioniert meist über einen Link am Ende des Newsletters, der „Unsubscribe“ oder auf Deutsch „Abmelden“ heißt.

Wenn Ihr viele Newsletter bekommt, geht das mit einem kostenlosen Webdienst sogar noch einfacher.

• Mit Unroll.me könnt Ihr mehrere Newsletter-Abos auf einmal abbestellen. Ihr müsst dem Dienst Zugriff auf Euer Postfach geben, er sucht dann automatisch nach Newslettern. Mit einem Klick auf „unsubscribe“ könnt Ihr Euch direkt abmelden.
• Alternativ könnt Ihr verschiedene Newsletter mit der Funktion „Rollup“ auch zu einem einzigen Newsletter zusammenfassen. Ihr bekommt dann nur eine einzige Mail pro Tag statt viele Einzel-Newsletter.
• Unroll.me funktioniert mitden Anbietern Gmail, Yahoo-Mail, AOL, Outlook.com (Hotmail, MSN und Windows Live) oder iCloud.

Struktur mit Ordnern schaffen


Es gibt aber nicht nur Newsletter, sondern auch Mails von Freunden, Kollegen oder Familie – oder nervige Werbemails und Spam. Manche davon müssen gleich beantwortet werden, andere haben Zeit.

• Nervige Werbemails oder Spam könnt Ihr direkt in den Papierkorb verschieben lassen und bekommt sie so erst gar nicht zu Gesicht. Wenn Ihr etwa immer wieder ungefragt elektronische Post von den gleichen Absendern bekommt, dann definiert in Eurem E-Mail-Programm, dass alle Mails dieses Absenders gleich im Papierkorb (oder Spam-Ordner) landen sollen. Das funktioniert über Filter.
• Damit Ihr nicht den Überblick verliert, solltet Ihr verschiedene Ordner nutzen, um zuerst einmal den Posteingang übersichtlicher zu gestalten. So könnt Ihr etwa einen Ordner „Wichtig“ nennen, einen anderen „Hat Zeit“. In den ersten verschiebt Ihr alles, was bald erledigt werden muss, in den zweiten kommen Mails, die nicht ganz dringend sind. Beide Ordner solltet Ihr regelmäßig prüfen und die Mails bearbeiten.
• Ihr solltet nicht zu viele Ordner anlegen, weil diese dann wieder übersichtlich werden. Drei, vier sind völlig ausreichend, sagen Experten (also etwa: Wichtig, Hat Zeit, Privates Archiv und Berufliches Archiv).
• Alle anderen Mails löscht Ihr. Wenn Ihr nicht sicher seid, dann legt noch einen weiteren Ordner an. In dem landen Mails, bei denen Ihr schwankt, ob Ihr sie noch braucht. Schaut alle zwei Wochen in den Ordner und entscheidet dann, ob etwas Wichtiges dabei ist. Wenn nicht: löschen.

Zeit nehmen für eine Mail - oder gar keine schreiben


Hilfreich ist es auch, sich für die Beantwortung einer wichtigen E-Mail Zeit zu nehmen. Denn wenn der Inhalt für den Empfänger nicht verständlich ist, muss er nachfragen – und Ihr bekommt eine neue Mail mit Nachfragen, auf die Ihr wieder antworten müsst.

Und manchmal ist es besser, keine E-Mail zu schreiben, sondern lieber anzurufen: Wenn Ihr beispielsweise mit einem Freund ein Treffen vereinbaren wollt. Das geht am Telefon schneller – und spart Euch eine Nachricht im Posteingang.

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