Digitalisierung für Unternehmen - wie sich Unternehmer für die Zukunft rüste ...
Digitalisierung für Unternehmen - wie sich Unternehmer für die Zukunft rüsten könnenFoto-Quelle: Unsplash.com // Annie Gray

Digitalisierung für Unternehmen - wie sich Unternehmer für die Zukunft rüsten können

Service Tipp
Beitrag von Service Tipp

Die Digitalisierung und deren Anforderungen treffen gerade ältere Familienunternehmen, die sich bislang zwar auf die Neuerungen einstellten, sich aber längst nicht den enormen Herausforderungen stellen mussten. Das heißt, viele handwerkliche Betriebe, die zwar auf computergesteuerte Maschinen umgestiegen sind und Pläne am Computer erstellen, die aber dennoch nicht komplett auf internetbasierte Technologien umsteigen mussten. Greift die Digitalisierung jedoch weiter ein und schreitet sie fort, sind auch solche Betriebe deutlich von ihr betroffen. Noch massiver sieht es bei Unternehmen aus, die einen Versand haben und deren Aufträge vermehrt online hereinkommen. Wandeln sich diese Unternehmen nicht und schaffen die besten Voraussetzungen für die Zukunft, kann es bei ihnen zu deutlichen Problemen kommen. Aber was bedeutet das eigentlich? Welche Voraussetzungen sind gemeint? Dieser Artikel sieht sich die Angelegenheit einmal genauer an.

Infrastruktur schaffen

Sicher ist, dass die meisten Unternehmen künftig vermehrt digitale Prozesse nutzen. Schon viele Softwarelösungen werden heute nur noch in der digitalen Form angeboten, was natürlich eine gewisse Hardware voraussetzt. Auf der anderen Seite erlauben die Softwares aber auch, dass Unternehmen keine massigen Server benötigen, da die eigentliche Rechenleistung vom Softwareinhaber gestellt wird. Dennoch obliegt die digitale Infrastruktur dem Unternehmen:

- Hardware - erstaunlich viele Unternehmen arbeiten noch mit einer Computerausstattung, die von Privatpersonen als Überbleibsel des letzten Jahrhunderts bezeichnet werden würde. Viele kleinere Betriebe nutzen bislang noch Computer mit Windows XP, wenn nicht sogar mit Windows 98. Die Erklärung dahinter ist übrigens kein fehlender Wille zu wechseln, sondern schlichtweg, dass auf diesen PCs oft spezielle Programme laufen, deren Erneuerung das Unternehmen hohe Summen kosten würde. Gerade Arztpraxen sind hiervon betroffen. Der Umstieg wird dennoch notwendig sein, da die Computer oftmals gar nicht die Leistung bringen, die von moderner Hardware erwartet wird.

- Hardwareprodukte - schon jetzt wird in vielen Unternehmen über Tablets und Smartphones gearbeitet. Das wird in der Zukunft noch weiter fortschreiten, sodass auch kleinere Betriebe auf diese Geräte umsteigen, bzw. sie in ihre Arbeitsabläufe einbeziehen sollten.

- Internet - ein Betrieb kann die äußeren Umstände, also den Glasfaserausbau in der Region, nur mit ständigen Nachfragen anstoßen, dafür kann er den Umstand im Betrieb selbst jederzeit in die Hand nehmen. Um zukunftsfähig zu sein, müssen Unternehmen dafür sorgen, dass jeder Arbeitsplatz, das Lager und die Produktion am Internet angeschlossen sind. Es reicht nicht mehr, dass irgendwo im Lager ein internetfähiger PC steht - die moderne Lagerhaltung erfordert das Einscannen von Waren und die Datenübertragung zu jeder Zeit und ortsungebunden.
Wer nicht auf cloudbasierte Softwarelösungen zurückgreifen möchte oder kann, der muss natürlich entsprechende Server in den eigenen Räumlichkeiten besitzen.

Passende Software

Ein Familienunternehmen jeglicher Couleur kann natürlich weiterhin Kunden- und Warenlisten via Excel und Word führen, doch zukunftsträchtig ist diese Vorgehensweise nicht. Und wer nun glaubt, dass spezielle Warenwirtschaftssysteme, ERP oder CRM ausschließlich für Großbetriebe gedacht sind, der irrt sich. Denn gerade auf diesen Gebieten hat sich in den letzten Jahren einiges getan und es gibt spezielle Softwares, die sogar für Kleinunternehmen geeignet sind. Aber welche Softwares und Systeme sind auch für kleinere und mittelständische Betriebe nahezu Plicht? Ein Überblick:

- ERP - das Enterprise Ressource Management ist für alle Unternehmen notwendig, die in irgendeiner Weise am überregionalen und globalen Handel teilnehmen. Verständlicherweise sind gerade kleine Unternehmen abgeschreckt, sobald sie ERP hören, immerhin wurde es über Jahrzehnte quasi synonym mit SAP genannt. Mittlerweile gibt es aber etliche Anbieter und Systemlösungen, die sogar für Kleinbetriebe geeignet sind und die sich bestens auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen lassen. Und: Dank Cloudlösungen ist es nicht einmal notwendig, einen leistungsstarken Server zu besitzen.

- CRM - das Customer Relations Management ist praktisch schon ein Pflichtsystem für mittelständische und mittlerweile auch für kleinere Unternehmen. Das System vereint all die Dateien, die heute noch oft via Excellisten geführt werden: Kundendatenbanken, Produzenten, Außendienstmitarbeiter, Verkaufsorte und vieles mehr. Kleinere Betriebe, die von sich behaupten, so etwas ja gar nicht zu benötigen, die aber schon mit einer für ihre Branche gedachten Software arbeiten, dürften erstaunt sein: Rechtsanwaltsprogramme, Steuerberatersoftware, Arztsoftware - all diese sind eine Form des CRM, nur auf einen speziellen Bereich abgestimmt.

- Warenwirtschaft - ob produzierendes oder einzig verkaufendes Unternehmen: Warenwirtschaftssysteme sind gerade bei Internetgeschäften absolut notwendig. Sie lassen sich nicht nur mit dem Onlineshop vereinen, sie helfen auch dabei, einen sicheren Überblick über das Lager und die Verfügbarkeit von Waren zu erhalten.

Was ist sonst zu beachten?

Bei allen Reden über die Digitalisierung und deren Notwendigkeiten sollte ein Unternehmen natürlich nicht hingehen und sich blindlings für ein System entscheiden. Wichtig ist immer, die Softwarelösungen miteinander zu vergleichen und zu prüfen, welches System bestens auf die Bedürfnisse des Unternehmens und dessen Branche anzupassen ist. Ein Betrieb, der bislang nur im regionalen und begrenzt überregionalen Bereich tätig ist und weder Ambitionen noch Möglichkeiten hat, auf dem globalen Markt mitzumischen, der benötigt vielleicht überhaupt kein ERP. Grundsätzlich gilt bei digitalen Lösungen: - Anpassbarkeit - ob ERP, CRM oder Warenwirtschaft: Das System muss auf den eigenen Betrieb angepasst werden können. Das bedeutet nicht nur, dass Bestandteile weggelassen werden können müssen, sondern auch, dass einzelne Bestandteile hinzugefügt werden können müssen. - Integration - ist es möglich, Systeme miteinander zu verbinden? Das ist wichtig, damit die einzelnen Bereiche miteinander arbeiten können und Mitarbeiter beispielsweise beim Abarbeiten einer Bestellung direkt einen Hinweis aus der Buchhaltung erhalten, dass dieser Kunde sich in Zahlungsverzug befindet. - Erweiterbar - wie erweiterbar ist das System und wie sehr arbeitet der Herausgeber daran, sich auf den digitalen Wandel einzustellen? Das beste System ist unnütz, wenn der Herausgeber für jede Neuerung Jahre benötigt - oder überhaupt keine Neuerungen bereitstellt.

Fazit - schon kleine Schritte helfen weiter

Natürlich müssen Familienunternehmen nicht hingehen und von heute auf morgen gleich den ganzen Betrieb auf den Kopf stellen und sich praktisch in die Zukunft einkaufen. Oftmals sind es schon die kleinen Änderungen, die sicherstellen, trotz Digitalisierung mithalten zu können oder gar in weiteren Bereichen Fuß zu fassen. Sicher ist aber, dass Betriebe aufrüsten müssen, wollen sie nicht irgendwann untergehen.